Управление расходами в режиме реального времени
    Владимир ЧААДАЕВ, Татьяна БРОННИКОВА
    Для успешного управления предприятием крайне важен четко организованный процесс контроля расходов. Но многие предприятия, даже внедрившие корпоративную информационную систему на основе ERP, продолжают осуществлять контроль расходов вне ее. Почему? Это связано с тем, что в ERP-системе заложена методика бюджетного контроля, которая обычно не совпадает с общепринятой практикой российских предприятий. В данной статье авторы обсуждают методику контроля расходов, реализованную в Oracle E-Business Suite, и предлагают принимать решение о ее применении только после детального анализа особенностей системы. Что такое расходы и как их контролировать?
    Что обычно понимается под термином "расходы"? В дефинициях бухгалтерского учета существует понятие "признанных расходов". Это расходы, которые можно включить в себестоимость реализованной продукции отчетного периода. Однако признанные расходы практически невозможно контролировать, так как момент признания является учетным событием, наступающим автоматически либо при закрытии отчетного периода, либо при отгрузке продукции. Обычно осуществляется контроль "понесенных расходов". Под такими расходами будем понимать оплаченные и неоплаченные обязательства по приобретению товаров и услуг. В некоторых случаях период, в котором расходы были понесены и признаны, совпадает. Но так происходит не всегда. Например, расходы на материалы, приобретенные в одном периоде, могут быть признаны в качестве расходов в другом. Чтобы не использовать неудобный термин "понесенные расходы", условимся в рамках статьи именовать понесенные расходы затратами.
    Задача бюджетного контроля состоит в том, чтобы ограничить затраты рамками утвержденного бюджета. Эффективность бюджетного контроля определяется наличием в любой момент времени достоверной информации о том:
    - какие расходы уже осуществлены;
    - какие расходы еще предстоят;
    - как те и другие расходы соотносятся с планом затрат.
    Для организации бюджетного контроля требуются значительные технические и организационные усилия, а также информационная поддержка. Почему многие компании, внедрившие ERP-системы, не используют заложенные в них механизмы бюджетного контроля? Действительно ли применяемая в них методика непригодна для российских компаний, и мы и здесь идем "особым путем"?
    Рассмотрим организацию бюджетного контроля с применением ERP-системы Oracle E-Business Suite. Для его организации потребуется внедрение следующих модулей системы: Главная книга, Закупки, Запасы, Кредиторы, Подсистема бюджетирования на основе OFA или ЕРВ (рисунок). Собственно контроль затрат реализуется с помощью функции "Контроль фондов".
    На счетах Главной книги Oracle есть возможность одновременно хранить информацию по трем типам сумм: бюджетным, фактическим и обязательствам.
    Бюджетные суммы формируются в системе бюджетного планирования и вводятся на счета Главной книги перед началом периода.
    Фактические суммы передаются на счета ГК в результате проводки зарегистрированных счетов-фактур на услуги (Кредиторы) или при поступлении товарно-материальных ценностей (ТМГД) - закупки, запасы.
    Обязательства представляют собой суммы, зарезервированные для будущих платежей по утвержденным заявкам и заказам на закупку и счетам-фактурам. ............