Зміст

Вступ

1.       Журнальна форма реєстрації документів

2.       Карткова система реєстрації документів

3.       Індексація

4.       Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)

5.       Контроль виконання документів

Список використаних джерел інформації

Вступ

Управлінська діяльність (управління) заснована на наступних процесах:

отримання інформації і її обробка;  аналіз, підготовка і ухвалення рішень;

виконання рішень;  облік і контроль ухвалених рішень.

Документаційне забезпечення - найважливіша сторона діяльності будь-якої установи, організації, підприємства.

Документаційне забезпечення управління (діловодство) - «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документамі».  Організація роботи з документами базується на сукупності принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності. Основними функціями служб документаційного забезпечення управління (ДОУ) є:  організаційне і документаційне забезпечення діяльності організації;  організація єдиного порядку роботи з документами в структурних підрозділах;  координація діяльності структурних підрозділів при складанні документів;  передача документів усередині і між структурними підрозділами;  створення уніфікованих технологічних процедур проходження і обробки документів в структурних підрозділах організації;  розробка і використання уніфікованих форм документів;  організація документообігу, тобто рухи вхідних, витікаючих і внутрішніх документів;  реєстрація документів;  організація зберігання і використання документів;  організація контролю виконання документів;   проведення довідково-інформаційної і аналітичної роботи, зокрема по питаннях документаційного забезпечення управління.

Окремі напрями управлінській діяльності називаються функціями управління. Функції управління постійні в будь-якій керованій структурі.

Основні (адміністративні) функції управління - планування, організація, координація, контроль.

Спеціальні функції управління - фінансування, облік, постачання і так далі.

Функції управління обслуговуються системами документації. Основні (адміністративні) функції управління обслуговує система організаційно-розпорядливої документації (ОРД).

Система ОРД включає три документаційні масиви:

Документи організаційні (статути, положення, інструкції, правила і так далі).

Документи розпорядливі (накази, розпорядження, вказівки, рішення і так далі).

Документи довідково-інформаційні (листи, акти, протоколи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, зведення, заяви, плани, звіти і так далі).

У навчальному посібнику розглядаються питання складання, оформлення, реєстрації, організації документообігу, контролю виконання, систематизації, зберігання організаційно-розпорядливих документів.

1. Журнальна форма реєстрації документів

Реєстрація - фіксація факту отримання або створення документа шляхом привласнення йому порядкового номера (індексу), дати і запису необхідних і достатніх відомостей в спеціальних реєстраційних формах.

Реєстрація документа - «запис облікових даних про документ по встановленій формі, що фіксує факт його створення, відправлення або получення»

Реєстрація - основа інформаційно-пошукової системи (ІПС) організації.

Основними цілями реєстрації є довідково-інформаційна робота і сроковий контроль виконання документів.

Документи реєструються одноразово, тобто один раз в одному місці. ............