Реферат

по дисциплине Документирование управленческой деятельности

на тему

Проблемы внедрения СЭД

Введение

Проблема внедрения новых средств электронного документооборота (СЭД), так же как и проблема их стандартизации бесспорно актуальна в нашей стране. Это, пожалуй, самое актуальное направление рынка Информационных Технологий. Российский сегмент рынка документооборота на данный момент оценивается в 160 тыс. долларов, на рынке присутствуют около 50 компаний и постоянно появляются новые. Каждая компания занимается решением проблемы внедрения СЭД и все вместе пытаются прийти к консенсусу по поводу стандартизации СЭД.

Цель этой работы – показать обнаруженные проблемы внедрения СЭД и подытожить результаты поиска их стандарта.

1. Проблемы внедрения средств электронного документооборота

В данной главе представлены проблемы внедрения СЭД с точки зрения директоров двух крупнейших представителей российского рынка систем документооборота: ABBYY Software House и Электронные Офисные Системы.

1.1 Классификация проблем с точки зрения компании ЭОС

Процессы документооборота традиционны и консервативны, и люди, давно и много работающие с документами, привыкли к этим процессам, сжились с ними и сами стали чуть более консервативными — по крайней мере, по отношению к содержанию и способу исполнения своих служебных обязанностей. А термин «внедрение», давно и устойчиво вошедший в лексикон ИТ-специалистов, именно по отношению к консерватизму работы с документами демонстрирует свою первобытно-брутальную, силовую семантику. Внедрение — это нарушение устоявшегося порядка вещей, слом привычных стереотипов, вторжение в тонкую материю бюрократических «сдержек и противовесов». Внедрение — это столкновение разных взглядов, разных привычек, разных манер поведения, разных приемов работы. А там, где происходит столкновение физических или метафизических субстанций, неизбежны проблемы.

Проблема первая. «Излишнее наукообразие»

Итак, проект начинается, и начинается он с консалтинговой «классики» с обследования и описания бизнес-процессов, подлежащих автоматизации. Именно здесь, на старте проекта, внедренцы зачастую допускают ошибку, которая закладывает мину замедленного действия под весь процесс внедрения. Речь идет о широко распространившейся практике формализованного описания бизнес-процессов с использованием нотаций типа IDEFx, ARIS или UML. Нельзя отрицать принципиальную полезности инструментов такого рода в крупных проектах, предусматривающих разработку или настройку сложных программных систем. Однако применение формальных нотаций в проектах по автоматизации ОРД — когда речь идет, как правило, о подстройке типового программного продукта под особенности процессов документооборота конкретного заказчика — можно охарактеризовать давно знакомым и родным «из пушки по воробьям». Представьте себе следующую картину. Начальник канцелярии, ветеран с министерским прошлым, способный практически с закрытыми глазами зарегистрировать и разослать документы по назначению, смотрит на «картинки», где прямоугольниками, ромбами и стрелками изображено то, чем он занимается ежедневно в течение многих лет, — и ничего в этих «картинках» не понимает. А ведь ему, как представителю заказчика, необходимо подписаться под техническим заданием или техпроектом, в котором эти схемы и присутствуют. ............