Порядок составления приказов по личному составу

Приказы по личному составу оформляются во многих случаях, например, при приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, предоставлении отпуска, командировании и в других случаях.

Заключение трудового договора (контракта) с работником предусматривает издание приказа о приеме его на работу. Такой приказ является приказом по личному составу.

Большинство форм приказов по личному составу входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

В соответствии с п. 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция) для придания документу юридической силы, в том числе приказу по личному составу, необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

·  наименование организации;

·  дата;

·  регистрационный индекс;

·  подпись.

Работники отдела кадров могут оформлять приказы по личному составу на общих или специальных бланках, но в любом случае имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Так, например, каждый лист документа должен иметь следующие размеры полей:

·  левое - 30 мм;

·  правое - не менее 8 мм;

·  верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На практике большинство организаций использует угловой вариант расположения реквизитов, когда они располагаются в верхнем левом углу. При этом следует помнить, что максимальная длина строки реквизитов бланка в таком случае не должна превышать 73 мм.

На некоторых предприятиях при создании приказов по личному составу указывается сокращенное наименование организации. Например, при полном наименовании организации «Общество с ограниченной ответственностью «Информационное агентство «Новость» указывается наименование «Новость», что является нарушением.

Наименование организации должно указываться в точном соответствии с уставными документами. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

В соответствии с п. 90 Инструкции прописными буквами печатаются:

   - реквизит «Название вида документа» (например, «ПРИКАЗ»);

   - слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» - в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказах;

   - фамилии работников в текстах приказов по личному составу.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Реквизиты приказа

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу должен точно передавать смысл текста. Он грамматически согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «О чем?». Например, «О приеме на работу», «Об увольнении», «О поощрении» и т.д.

В случае оформления приказа на одного работника в заголовке указывается его фамилия и инициалы.

Нередко одним приказом оформляют прием одного, двух и более работников. ............