Организация работы с документами
    
    СОДЕРЖАНИЕ
    
    1. Вступительная часть
    2. Основная часть
     2.1. Организация документооборота на предприятии
     2.2. Регистрация документов
     2.3. Контроль исполнения документов
     2.4. Систематизация документов
     2.5. Формирование дел
     2.6. Подготовка документов к архивному хранению
    3. Заключительная часть
    
    1. Вступительная часть
    
     Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
     Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
     Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.
     Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
    
    2. Основная часть
    
    2.1. Организация документооборота на предприятии
    
     Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
     На предприятии различают три основных потока документации:
    входящие док-ты, поступающие из других организаций;
    исходящие док-ты, отправляемые в другие организации;
    внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
     Все документы, поступающие на предприятие проходят:
     первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
     Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.
     Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.
     Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
    направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
    направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. ............