БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Дипломная работа
Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
2010
СОДЕРЖАНИЕ
ВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий»
1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»
1.2 Структура и функции организации
1.3 Основные направления деятельности организации
Глава 2. Документирование деятельности организации
2.1 Нормативно-методические документы организации
2.2 Организация работы с документами
ГЛАВА 3. Совершенствование работы секретаря
3.1 Анализ деятельности секретаря
3.2 Разработка должностной инструкции
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Список использованной литературы
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВЕДЕНИЕ
Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.
Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам[1].
Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями[2].
Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».
Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:
1. изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;
2. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;
3. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;
4. определить основные направления деятельности секретаря;
5. разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».
Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.
Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.
О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. ............
