АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет автоматики и электромеханики
Кафедра «Информатика»
Специальность 350800
«Документоведение и
документационное
обеспечение управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по курсу: «Архивоведение»
на тему:
«ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ»
Выполнили: студенты гр. ДАД -21
специальности 350800
Мамишева С.Н.
Баширова Н.Г.
Проверила: старший преподаватель
Сарсенова Ж. Ж.
Астрахань 2009
Содержание
Введение. 3
1. Нумерация листов дела. 5
2. Составление заверительной надписи. 7
3. Составление внутренней описи документов дела. 10
4. Переплет (подшивка) дел. 13
5. Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 15
6. Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации 21
Заключение. 28
Список литературы.. 30
Введение
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного хранения (до 10 лет включительно).
Полное оформление дела[1] включает в себя:
- нумерацию листов;
- составление заверительной надписи;
- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
- переплет или подшивку;
- оформление обложки.
1. Нумерация листов дела
Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.
Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
Листы внутренней описи нумеруют отдельно.
Нумерацию листов производят в развернутом виде.
В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.
Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.
Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.
Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.
Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.
Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. ............
