Министерство образования и науки Украины

Николаевская общеобразовательная школа № 3

Реферат

по информатике

на тему:

Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и   фильтрация данных в Microsoft Excel 97

Подготовила

ученица 11-А класса

Воронова Елена

Проверила

Девяткова В.Н.

2002
Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и

  фильтрация данных в Microsoft Excel 97

Электронные таблицы Excel 9x часто используют для ведения простейших баз данных  Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:

·  первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей;

·  остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;

·  информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только циифры или только текст;

Основная работа любой базы данных заключается  в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации затрудняется.

 Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет упростить этот процесс путем сортировки и фильтрации данных.

Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

 Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

Другой способ поиска информации в базе данных — использование средства Автофильтр. Это средство отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя данные.

При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.

По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Варианты фильтрации записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ.  Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

Иногда вам потребуется работать с подмножеством данных. Например, вы могли бы выделить часть списка данных и передать его пользователю, которому не нужен полный список, или вам потребуется получить отфильтрованное представление данных, чтобы создать отчет, не включающий ненужную информацию. Можно фильтровать данные, переносить их на другой рабочий лист, в другую рабочую книгу или вообще в другое приложение. На некотором этапе работы, возможно, вы сочтете необходимым удалить ненужные более записи из базы данных. Это также можно сделать путем фильтрации и выделения данных из общего списка.

Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи. ............