ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в организацию осуществляется в централизованном порядке экспедицией или специально выделенным работником. Под первоначальной обработкой надо понимать проверку правильности доставки и целостности вложений.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению. Все конверты, исключая личную корреспонденцию и письма в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом всякий раз следует проверять целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.

При обнаружении повреждений конверта, отсутствии документов необходимо сообщить об этом отправителю. Что касается конвертов, то их, как правило, уничтожают. Однако если на основании конверта можно проверить дату отсылки и получения, а также место отсылки и получения или адрес отправителя, их сохраняют.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп:

Все, не регистрируемые документы, включая адресованные в общественные организации и с пометкой «Лично», непосредственно передают по назначению. Регистрируемые документы передают по назначению только после их регистрации.

Передача документов на рассмотрение или исполнение производится в зависимости от содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц.

Во всех случаях руководству организации передают документы правительственных и вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации.

В экстренных случаях разрешается документы, подлежащие рассмотрению руководством организации, передавать исполнителям, но с обязательным последующим докладом о них руководителю.

Документы должны быть переданы руководству или исполнителям в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.

Рассмотрение документов должно производится в кратчайший срок по общему правилу: в день поступления документов.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель наделяется правом созыва соисполнителей. Вместе с тем соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

Исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по конкретным вопросам.

Зарегистрированные документы передают для исполнения конкретному работнику предприятия. Он несет полную ответственность за документы с момента получения и вплоть до его выбытия. Как правило, у работника на руках сразу оказывается несколько документов, поэтому следует использовать папку с разделителями. ............