Содержание
Введение
1. Электронные и бумажные документы
2. Цифровые аргументы
3. От АСКИД по EDMS
4. Особенности EDMS-систем
5. Проблемы выбора и внедрения
6. Бумажных документов не уменьшается
7. Управление контентом
Заключение
Литература
Введение
Тема контрольной работы «Электронный документооборот и управление контентом».
Документ является основным способом представления информации на любом предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее потеря) может отрицательно сказаться на ведении бизнеса.
Цель работы – рассмотреть формы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, а также управление контентом.
1. Электронные и бумажные документы
Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).
В эпоху ИТ, когда документы создаются (или переводятся в электронный вид), управление ими осуществляется электронным способом. Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.
Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри ИС предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особенности электронного документооборота. Причем эти правила должны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине или Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе «жизнь».
Отсутствие атрибутов, аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).
ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. ............
