Автоматизация делопроизводства
    
    Введение
    Сначала некоторые термины, чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь.
    Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [1]
    Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. [2]
    Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. [3]
    Вся документация организации делится на три документопотока: * входящие (поступающие) документы; * исходящие (отправляемые) документы; * внутренние документы.
    По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий: * входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться; * в pa6оте, которые ждут его действий; * на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей. * В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: * прием и первичная обработка документов; * предварительное рассмотрение и распределение документов; * регистрация; * контроль за исполнением; * информационно-справочная работа; * исполнение документов и отправка.
    
    Принципы автоматизации делопроизводства
    
    С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
    Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
    В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
    Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие: * программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. ............