Содержание

Введение

Составление и изготовление документов

Копировальная техника

Создание печатной продукции

Микрофильмирование

Обработка документальных материалов

Литература

Введение

Широкие перспективы для совершенствования работы над документами открывают технические средства (оргтехника), использующие новейшие технические решения.

Большое место в решении общего комплекса управленческих дел занимают документационные процессы.

Основные группы средств оргтехники:

составление и изготовление документов;

копирование;

размножение;

обработка;

хранение и транспортирование.

Составление и изготовление документов

В зависимости от видов используемых технических средств применяются следующие методы составления и изготовления документов:

рукописные (при помощи средств письма);

машинописные (при помощи пишущих машин, печатающих устройств, компьютеров);

акустические (при помощи диктофонов);

комбинированные (последовательное сочетание различных технических средств).

Говоря о средствах составления и изготовления документов, следует упомянуть о видах бумаги, которые могут применяться в этих целях:

типографическая,

писчая,

чертежно-рисовальная,

техническая,

упаковочно-оберточная,

светочувствительная и т.д.

Рукописный способ.

Рукописный способ по-прежнему является наиболее распространенным в процессах составления документов, например, в бухгалтерии, учете, товаросопроводительной документации.

Для размещения средств письма на рабочих местах применяются специальные органайзеры, в комплекты оснащения которых входят, не только различные средства письма, но и предметы канцелярского обихода: ножницы, ножи для резки бумаг, дырокол, миниатюрный сшиватель, ластики, скрепки, устройства для заточки карандашей, клеящие ленты, а также часы, пепельницы и т.д.

Машинописный способ.

Машинописный способ реализуется, в основном, при помощи компьютеров. Оригинал документа формируется и редактируется на дисплее, после чего воспроизводится при помощи печатающих устройств (принтеров), а потребность в копиях может удовлетворяться при помощи того же принтера или копировального аппарата.

Вместе с тем очевидна необходимость и в сохранении пишущих машин, в пользу которых говорит их независимость от источников питания, возможность оперативного перемещения и использование их в нештатных ситуациях (например, заполнение анкетного бланка), простота в эксплуатации.

Среди специализированных пишущих машин назовем машины для лиц с ограниченным зрением, печатающие на специальных листах; плоскопечатающие машины, для внесения текста в паспорта; машины для нанесения надписей на чертежи; стенографические машины и другие.

Акустический способ.

Акустический способ реализуется при помощи различных видов переносных и стационарных (в основном для записи совещаний, конференций) диктофонов.

 

Копировальная техника

К техническим средствам, при помощи которых изготавливаются копии документов, предъявляются требования факсимильного качества. Такого качества, когда копия соответствует оригиналу по содержанию и внешнему виду, а различия могут касаться только цвета изображения и его масштаба. ............